Вы четко знаете порядок действий для расчета заработной платы, который нужно производить из месяца в месяц в программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Зарплата государственного учреждения ред.3.1? В статье мы рассмотрим этот важный вопрос со ссылками на некоторые материалы, которые ранее были опубликованы на нашем сайте. Конечно, разработчики периодически вносят коррективы в программу, и появляются или становятся ненужными некоторые операции и документы, но общие принципы работы, описанные в статьях, сохраняются.

Общая схема ввода данных и проведения расчетов соответствует расположению разделов программы - слева направо.

1) Сначала необходимо внести все изменения в части кадров:
- Прием сотрудников , переводы, увольнения ;
- Изменения в плановых начислениях и удержаниях (доступны из раздела «Кадры» и «Зарплата»).

Табели (по возможности не применяйте, желательно пользоваться одноименным отчетом в отчетах по зарплате) и Индивидуальные графики (только при необходимости).
- Удержания (раздел «Зарплата»).

2) На этом этапе нужно убедиться, что в программу внесены все отсутствия и неявки, а также отразить работу сверх нормы:
- Больничные (общий принцип описан в статьях Расчет оплаты по больничным листам , Больничный лист без оплаты), Отпуска (немного статей по теме Отпуск с 1 числа месяца , Отпуск без сохранения оплаты), в том числе Отпуска по уходу за ребенком, Командировки;
- Работу в выходные и праздники , Работу сверхурочно и Переработки (подробнее читайте в подборке статей Работа в праздничные и выходные дни, сверхурочная работа, Сверхурочная работа).

Опять же возможна работа и из раздела «Кадры».

Не пугайтесь, если не увидите в перечне вашей программы тот же список документов и действий, что и на рисунке, - это зависит от особенностей организации и от настроек конкретной информационной базы.
После ввода информации надо проверить правильность отражения отработанного времени в отчете «Табель учета рабочего времени» раздела «Зарплата» - «Отчеты по зарплате».

3) Теперь внесем документы начислений:
- Премии,
- Материальной помощи,
- Разовых начислений,
- Данных для расчета зарплаты (если настроили расчет по нему).
При необходимости можно произвести выплаты этих сумм в межрасчетный период и уплатить налоги.
4) Если у вас есть сотрудники, работающие по договорам гражданско-правового характера, то информацию по ним тоже внесите в базу.
Сначала создаем договоры и акты в разделе «Зарплата» – «Договоры (в т.ч. авторские)» и «Зарплата» – «Акты приемки выполненных работ», а после делаем расчет в документе «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» и выплаты.

5) До начисления зарплаты также обычно рассчитывается и выплачивается аванс. Подробно эту тему мы разбирали в статье Начисление и выплата аванса .
6) Прежде чем произвести окончательный расчет заработной платы по итогам месяца, желательно повторить пункты 1 - 4, а после проверить и произвести доначисление или удаление информации о перерасчетах в разделе «Зарплата» - «Перерасчеты».

7) Вот теперь, наконец, можно произвести начисление оплаты труда и взносов .

Внимание! Документ «Начисление зарплаты и взносов» необходимо рассчитывать в САМУЮ последнюю очередь даже в рамках одного дня. Это правило обязательно, так как ТОЛЬКО в данном документе происходит расчет страховых взносов, в том числе с премий, отпусков, разовых начислений и т.п.
Проверку правильности данных производим с помощью отчетов «Свод начисленной зарплаты», «Анализ зарплаты по сотрудникам» и других, расположенных в разделе «Зарплата» – «Отчеты по зарплате».
8) Проведем выплату зарплаты в разделе «Выплаты» - «Все ведомости на выплату зарплаты» с указанием типа ведомости (в банк, в кассу…) и способа выплаты в графе «Выплачивать», либо сразу в блоке «Создать».

Проверку полноты и правильности выплаченных сумм смотрим, открывая отчеты в разделе «Выплаты» – «Отчеты по выплатам», а также в разделе «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» - «Анализ зарплаты по сотрудникам».
9) Не забываем об указании информации о перечисленных налогах и взносах:
- в открытой ведомости проходим по ссылке «Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ» и пишем номер и дату платежного поручения, по которому перечисляли в бюджет НДФЛ;

или создаем документ «Перечисление НДФЛ в бюджет» в разделе «Налоги и взносы», если НДФЛ был уплачен в более поздние сроки;

Уплаченные взносы от несчастных случаев отражаем в разделе «Налоги и взносы» - «Уплата страховых взносов в фонды» – «ФСС, страхование от несчастных случаев».

Обязательно надо пробежаться по отчетам в разделе «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам», чтобы убедиться в правильности начислений.
10) Теперь можно создавать проводки по начислениям и взносам в разделе «Зарплата» - «Отражение зарплаты в бухучете», кнопка «Заполнить»

и проверить корректность отражения информации, сформировав отчет в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» - «Бухучет зарплаты».

11) После формирования проводок можно проводить синхронизацию с бухгалтерской программой, в ходе которой будут перенесены данные о начисленной зарплате, налогах и взносах.
12) Рекомендуем обязательно установить дату запрета изменения данных в разделе «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
На этом ежемесячно повторяющиеся операции по начислению и выплате заработной платы заканчиваются. Конечно, в каждой организации могут быть индивидуальные особенности в части состава операций и используемых документов, но, в любом случае, мы рекомендуем придерживаться общего порядка действий, описанного в данной статье.

С точки зрения расчетчика зарплаты, все, что мы рассматривали раньше делается именно ради расчета зарплаты. Вот, наконец, мы к нему и подошли. Зарплата - наше все!

Интерфейс «Расчет зарплаты организаций »

1) Как учитывается отработанное время

Отработанное время учитывается так называемым методом отклонений. С сотрудником связывают график работы, при этом считается, что «по умолчанию» сотрудник отрабатывает каждый день и час, указанные в графике. Все отклонения от идеала фиксируются документами отклонений. В качестве документов-отклонений могут выступать, например, следующие (Расчет зарплаты -- Неявки):

  • · «Начисление отпуска работникам организаций»
  • · «Оплата по среднему заработку»
  • · «Начисление по больничному листу».

2) Каков порядок ввода документов при расчете зарплаты

  • · Вводятся кадровые документы (приказы на отпуск, командировки, перемещения и пр.)
  • · Вводятся документы отклонений
  • · Последним вводится документ «Начисление зарплаты работникам организаций»

Расчет зарплаты -- Неявки --Отпуска

  • · На закладке «Условия» заполняем условия начисления отпуска - период, порядок расчета.
  • · Через кнопку «Рассчитать» сперва рассчитываем средний заработок, а потом начисления. При этом последовательно заполняются табличные части на закладках «Расчет среднего заработка» и «Оплата». В общем случае, могут быть ситуации, когда среднего заработка нет (сотрудник устроился недавно), а отпуск ему начисляют (Хоть это не вполне согласуется с КЗОТ). В этом случае, необходимо сперва заполнить табличную часть «Расчет среднего заработка», а потом вручную проставить значения.

Расчет зарплаты -- Неявки -- Больничные листы

  • · Вводим организацию и сотрудника (документ вводится по одному сотруднику)
  • · Обратите внимание на месяц начисления в шапке. Он по умолчанию равен текущему месяцу и определяет в расчетном листке за какой месяц будет отражено начисление.
  • · Определяем причину нетрудоспособности и период болезни по больничному
  • · Рассчитываем средний заработок (кнопка на странице «Расчет среднего заработка»)
  • · Рассчитываем оплату (кнопка на странице «Оплата»)
  • · На закладке «Отражение пособия в учете» определяем, каким образом больничный учитывается в регламентном бухгалтерском и налоговом учете. Первые два дня учитываются стандартно: Дт 69.01 (это счет расходов по соцстраху) Кт 70, а вот оставшиеся могут учитываться по разному, например Дт 25 (общепроизводственные расходы) Кт 70

5) Как начислить зарплату Расчеты с персоналом -- Начисление зарплаты

  • · Сперва необходимо ввести все документы отклонения от графика работы
  • · Документ «Начисление зарплаты работникам организаций» вводится последним и делает расчет всех начислений и удержаний (включая НДФЛ) для всех работников (не надо путать документ с документом «Начисление зарплаты работникам»)
  • · Как и во многих других документах, сперва заполняем табличную часть списком работников с первоначальными данными (кнопка «Заполнить»), потом рассчитываем начисления и удержания при помощи кнопки «Рассчитать»
  • · При расчете НДФЛ учитываются не только начисления. Которые сформулированы на закладках «Основные начисления» и «Дополнительные начисления», но и данные по начислениям из других документов, которые введены за период регистрации текущего документа (реквизиты: «период с…по»)
  • · ВНИМАНИЕ! При изменении данных документов отклонений или данных документов, формирующих дополнительные доходы физических лиц после расчета документа «Начисление зарплаты работникам организаций», необходимо вновь вернуться к документу «Начисление зарплаты работникам организаций» и пересчитать его.

6) Как выплатить зарплату

  • · Сперва зарплата должна быть начислена и только потом выплачена. Зарплату можно выплатить через банк или кассу.
  • · Чтобы начисленную зарплату оформить к выплате, необходимо воспользоваться документом «Зарплата к выплате организаций »

В документе определяется способ выплаты (через банк или кассу), затем заполняется список работников, которым надо сделать выплату (кнопка «Заполнить») Причем, заполнить можно либо списком работников (определяем критерий отбора для работников), либо по характеру выплаты (попадут только те, по которым имеются долги по выплатам). После того, как список работников заполнен, нажав на кнопку «Рассчитать», получаем суммы к выплате.

Из документа печатается платежная ведомость форму Т-49 (она передается в кассу, в ведомости сотрудник ставит подпись о получении)

  • · Дальше логика такая: сперва деньги физически выдают, сотрудники расписываются в платежной ведомости (Форма Т-49) и по мере выплаты у сотрудников ставится отметочка «Выплачено». Когда отведенное время на выплату заканчивается, документ «Зарплата к выплате организаций» записывается и через кнопку «на основании» формируется РКО (Расходный кассовый ордер) одной суммой (с операцией «Выплата зарплаты по ведомостям »). Для оставшихся сотрудников ставится отметка «Задепонировано», опять записывается документ и формируется через кнопку «На основании» документ «Депонирование организаций».

Отмечу, что можно формировать РКО и по каждому сотруднику отдельно, если есть такая необходимость

Расчет зарплаты -- Касса и банк -- Зарплата к выплате

7) Какие основные отчеты используются по зарплате

  • · Расчетная ведомость организаций по форме Т-51

Показывает сколько времени отработал каждый работник, какая сумма была ему начислена, какая удержана, каков долг по выплате зарплаты перед работником, сумма, подлежащая выплате. В колонке «Удержано» отдельной колонкой идет НДФЛ.

Отчеты -- Расчетная ведомость по форме Т-51

  • · Расчетная ведомость в произвольной форме

В отличие от «Расчетной ведомости по форме Т-51», позволяет получить данные по всем начислениям и удержаниям в разрез видов расчета, расширены возможности отбора, кроме того, появляется возможность получить данные не за один месяц, а за период.

Отчеты -- Расчетная ведомость организаций в произвольной форме

  • · Расчетные листки организаций

По большому счету, «Расчетные листки» это почти то же самое, что и расчетная ведомость, но в карточном виде. Расчетные листки можно выводить в краткой или подробной форме.

Отчеты -- Расчетные листки

  • · Свод начислений и удержаний организации

Предназначен для показа сводных данных по начислениям и удержаниям, имеет достаточно гибкие средства настройки. Позволяет работать по периоду. Удобно, например, смотреть задолженность работника перед организацией.

Отчеты -- Свод начислений

  • · Табель отработанного времени Т-13 (Унифицированная форма Т-13)

В табличном виде представляет данные о выходах и не выходах работников за заданный месяц в разрезе по дням.

Отчеты -- Табель отработанного времени Т-13

Регулярно, из месяца в месяц, бухгалтер сталкивается с начислением зарплаты. Конкретно к документу "Начисление зарплаты и взносов" в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0 обращаются уже после того, как введены все документы-отклонения, документы по оплате праздничных и выходных дней, когда заполнены табели учета рабочего времени. Эта статья о том, как работать именно с данным основным документом начисления.

Для расчета оплаты переходим в раздел "Зарплата" и выбираем "Начисление зарплаты и взносов".

Чтобы произвести основные начисления сотрудникам в открывшемся окне нажимаем "Создать".

Появляется новый документ "Начисление зарплаты и взносов", который отличается от документа "Начисление зарплаты" редакции 2.5 количеством вкладок.

Для автоматического заполнения табличного поля нажимаем "Заполнить".

После автоматического заполнения в начислениях можно заметить оплату по окладу и сверхурочные, доплату за работу в ночные часы и праздничные дни. На закладке "Начисления" можно выбрать сотрудника и воспользоваться кнопкой "Расчетный листок", в этом случае в отдельном окне будет сформирован расчетный лист по конкретному человеку.

Также на закладках с начислениями и удержаниями обращаем внимание на кнопку "Показать подробности расчета".

Благодаря ей, получаем развернутую таблицу с данными, из которых сложился результат начислений, либо удержаний.

Рассмотрим подробнее, какие еще начисления отражаются данным документом. Итак, вторая вкладка документа содержит информацию о перерасчетах. Что это такое? Дело в том, что в программе автоматизирована возможность перерасчета и доначисления зарплаты при изменении данных, которые на нее влияют. Например, сотрудников на самом деле приняли на работу, но не зарегистрировали это в программе и не начислили зарплату, то есть появилась потребность доначислить зарплату.

Как только информация о приеме на работу будет внесена, появится необходимость доначислить им зарплату в месяц приема на работу. Эту информацию можно увидеть в документе начисления зарплаты.

При условии, что данной возможностью не воспользовались, доначисление автоматически будет произведено при очередном плановом начислении зарплаты за следующей месяц на отдельной вкладке документа "Доначисления, перерасчеты".

Помимо трудовых отношений, которые регулируются ТК РФ, организация может вступать с физическими лицами в отношения, регулируемые Гражданским Кодексом Российской Федерации. Например, договор подряда, в соответствии со статьей 702 ГК РФ, где одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. Начисление и расчет вознаграждения по договору подряда, а также НДФЛ и страховых взносов с этих сумм также выполняется с помощью документа "Начисление зарплаты и взносов", смотрим расчеты на соответствующей вкладке.

На вкладке "Пособия" при автоматическом заполнении появляются строки по всем видам пособий, назначенных сотрудникам в плановом порядке.

Такие удержания, как профсоюзные взносы или удержания по исполнительным документам отражаются, соответственно, на вкладке "Удержания".

Что касается расчета суммы налога с доходов в виде оплаты труда, то он также осуществляется рассматриваемым документом. Сумма исчисленного налога показывается на вкладке "НДФЛ".

Слева в табличной части отражаются сотрудники, по которым исчислен НДФЛ, сумма налога, месяц начисления и подразделение, где числится сотрудник. Справа в табличной части раздела указываются коды вычетов на детей, имущественных, личных вычетов и вычетов, предусмотренных для отдельных видов доходов, облагаемых НДФЛ частично, а также суммы и описание вычетов, которые предоставляются выделенному в списке сотруднику. Таким образом, мы имеем возможность параллельно проверить внесена ли информация о праве сотрудника на вычеты. Ниже по гиперссылке открывается печатная форма регистра налогового учета по НДФЛ.

На вкладке "Займы" можно увидеть расчет суммы материальной выгоды, отраженный одновременно с расчетом сумм к удержанию в счет погашения займа и процентов за пользование заемными средствами.

В отличие от программы "1С: Зарплата и управление персоналом 8" редакции 2.5, в новой редакции нет отдельного документа для расчета взносов. Расчет базы для начисления страховых взносов и начисление страховых взносов производятся в одном документе. Суммы начисленных обязательных ежемесячных платежей, подлежащие перечислению в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС, отображаются на вкладке "Взносы". На которой есть возможность посмотреть подробнее карточку учета по страховым взносам, обратившись к одноименной гиперссылке внизу табличной части.

Таким образом выглядит работа с документом "Начисление зарплаты и взносов", который, как смогли убедиться, выполняет очень много важных расчетов.

Начисление заработной платы – дело довольно кропотливое, особенно для большой организации. Вручную без ошибок это выполнить весьма проблематично. Нужно учесть все льготы, налоговые вычеты, применить разные ставки НДФЛ. Начисление зарплаты в 1С позволяет полностью автоматизировать весь процесс учета. При грамотном внесении первичных данных, есть возможность формировать отчеты аналитического учета для руководства и в государственные органы.

Первичное внесение данных

Перед тем, как начислять зарплату в 1С, нужно проверить первичные настройки программы. Для этого войти в программу под именем администратора. В поле выбрать поочередно ячейки:

  • «Начисления»;
  • «Удержания»;
  • «Показатели расчета зарплаты».

В каждой вкладке проверить заполнение шаблонов. Для добавления параметра расчета кнопкой «Создать» следует ввести и сохранить параметр учета, который можно будет использовать в начислении оплаты труда. Нужно проверить льготирование НДФЛ в 1С материальной помощи в размере 4 000 рублей.

Изменение штатного расписания

Основной документ для расчета заработной платы в 1С 8 – штатное расписание. Оно утверждается приказом руководителя. Посмотреть действующий документ можно в меню «Кадры» вкладке «Штатное расписание». Если издан приказ об изменении, внести изменения можно в соответствующей вкладке.

Для создания нового документа в 1С начисление зарплаты, нужно войти во вкладку «Создать». Откроется поле, которое нужно максимально подробно заполнить.

  • Ячейка «Добавить позицию» предназначена для введения новой должности, подразделения, оклада;
  • Вкладка «Изменить позицию» предназначена для изменения параметров действующей ставки, оклада, условий работы, льгот (например, расходов на проезд);
  • Поле «Заполнение показателей» применяется в том случае, когда вводятся однотипные данные для всех позиций. При сохранении параметров учета, данные будут применены ко всему списку;
  • При внесении данных о новой должности можно привязать индивидуальные графики работы в 1С ЗУП.

После внесения изменений нужно внести сведения о приказе и проверить дату утверждения штатного расписания. Только после этого документ можно сохранить, он будет основанием для начисления заработной платы с этого периода.

Табель учета рабочего времени

В течение календарного месяца отражаются все кадровые изменения в организации: прием на работу, отпуска, отгулы, доплата за совмещение должностей в 1С ЗУП, работа в выходные и праздничные дни, больничные и увольнения. Если сведения внесены корректно, табель учета формируется автоматически.

Для его заполнения нужно во вкладке «Создать» выбрать либо заполнение документа списком по всем работникам, либо путем подбора подобрать конкретную фамилию.

Дата создания документа по умолчанию заполняется текущая. Когда идет заполнение табеля за предыдущий период, нужно изменить дату на последнее число месяца.

В табеле можно проверить отражение документов движения кадров в течение месяца. Если какие-то сведения внесены в программу не были, отразить их нужно до начисления заработка.

Начисление оплаты труда

Все действия по заработной плате производятся только с рабочего места бухгалтера или начальника подразделения, которым открыт доступ к данным операциям.

Начисление заработной платы в 1С 8.2 выполняется из соответствующей вкладки. Создание нового документа можно выполнить кнопкой «Создать». В открывшемся меню можно выбрать полное заполнение документа со всеми начислениями, удержаниями и расчетом взносов, либо при необходимости сформировать каждый из этих документов.

Для начисления зарплаты в 1С 8.2 по всем сотрудникам за предыдущий период предусмотрена копка «Заполнить». Для обработки данных потребуется некоторое время. Если параметры учета были внесены корректно, на экран выводится информация списком обо всех начислениях сотрудникам.

Программа 1С: 8 позволяет вносить ручные корректировки документа при необходимости.

Перед проведением документа нужно проверить корректность внесения информации.

  • Поле «Договоры» заполняется в случае выполнения работ по договорам ГПХ;
  • Поле «Пособия» заполнится автоматически, если в месяце начисления были проведены больничные, в том числе и пособия по уходу за ребенком;

  • Вкладка «Льготы» заполняется в случае применения в компании бонусных поощрений, например, работникам компенсируется оплата проезда или возмещение питания. Эти данные входят в состав заработной платы и участвуют при расчете НДФЛ;

  • Вкладка «Удержания» отражает все удержания сотрудников: по исполнительным листам, за неотработанный отпуск. При необходимости можно ввести новый вид удержания;

  • Вкладка «НДФЛ» формируется автоматически. Сведения о процентной ставке и статусе сотрудника вносятся при приеме на работу. Для физических лиц-резидентов РФ применяется ставка 13%. При расчете подоходного иностранным сотрудникам организации, которые работают по патентным договорам, ставка рассчитывается в размере 30%;

  • Вкладка «Займы» позволяет контролировать своевременность погашения выданных займов работникам компании. При получении матвыгоды, полученной в качестве экономии средств на уплату процентов, расчет подоходного производится автоматически;

  • Поле «Взносы заполняется автоматически при заполнении документа. Управлять показателями можно вручную по каждому сотруднику либо в целом по списку;

  • Поле «Корректировка выплаты» предназначено для отражения излишне удержанного НДФЛ. Данные вносятся только вручную при предъявлении документов на право представления имущественного, социального вычета либо по иным причинам, которые регламентированы законодательно;

  • При обнаружении неполноты сведений при начислении заработной платы, корректировку можно выполнить во вкладке «Доначисления, перерасчеты». Данное поле заполняется только вручную по каждому физическому лицу. Вносить исправления можно:
  • В начислениях;
  • Пособиях;
  • Льготах;
  • Удержаниях.

В данном поле можно корректировать сведения предыдущих периодов для правильного отражения сведений в периодической отчетности.

Перед тем, как записать и провести расчет зарплаты в 1С, нужно проверить период формирования и дату проведения.

Начисление авансов

Трудовой кодекс обязывает нанимателя выплачивать зарплату 2 раза в месяц.

Авансовый расчет зарплаты 1С 8 предприятие можно выполнить из меню «Зарплата» вкладка «Начисление за первую половину месяца».

Начисление аванса в 1С 8 3 выполняется кнопкой «Заполнить». Формируется весь список сотрудников с указанием периода начисления. Автоматически рассчитаются удержания по исполнительным документам и подоходный налог.

Формирование документа выполняется кнопками «Записать» и «Провести».

Выплата заработной платы

В программе 1С: 8 можно формировать список сотрудников для перечисления заработной платы на картсчета физлиц в банк или через кассу организации. Для этого нужно войти в соответствующую вкладку.

  • Кнопка «Ведомость в банк» предназначена для формирования ведомости в рамках зарплатного проекта;
  • Кнопка «Ведомости перечисления на счета» позволяет формировать ведомость начислений на счета работников, открытых самостоятельно;
  • «Ведомость в кассу» предназначена для формирования выплаты через кассу организации.

Для того, чтобы отправить в банк ведомость, нужно сформировать файл в закладке «Документы обмена с банками», затем выгрузить его из вкладки «Обмен с банками (зарплата)». Одновременно с этим сформировать платежное поручение на сумму заработной платы с указанием номера реестра.

Отчеты по заработной плате

Перед тем, как в 1С посмотреть начисленную зарплату, нужно зайти в меню «Зарплата» в поле «Отчеты по заработной плате». При составлении отчета можно выбрать период начисления, заполнить сведения по каждому сотруднику, проанализировать удержания и применения льгот. Программа 1С: 8 формирует аналитические данные и анализ в разрезе любого показателя.

Все отчеты выводятся на печать.

Заключение

Начисление заработной платы в программе 1С: 8 полностью автоматизировано. Если возникает вопрос, почему в 1С не начисляется зарплата, необходимо проверить первичные настройки. Кроме того, следует своевременно вносить данные в общий справочник с учетом таблицы средних заработков, которые влияют на расчет оплаты труда. Правильное отражение позволяет быстро формировать отчеты по НДФЛ, страховым взносам и проверить контрольные соотношения.